Trong môi trường kinh doanh chuyên nghiệp, nơi mọi ý kiến thảo luận hay quyết định trong các cuộc họp đều cần được tổng hợp, lưu trữ và chịu trách nhiệm một cách minh bạch, meeting minutes (biên bản cuộc họp) nổi lên như một loại văn bản hữu ích cho mọi doanh nghiệp và các cơ quan, tổ chức. Vậy chính xác thì meeting minutes là gì? Và làm thế nào để xây dựng một bản biên bản cuộc họp chuẩn? Hãy cùng Dương Gia Phát tìm hiểu sâu hơn về tầm quan trọng và cách viết meeting minutes chuẩn & chuyên nghiệp tại bài viết bên dưới nhé!
Meeting minutes là gì?
Meeting minutes là gì?
Meeting minutes (biên bản cuộc họp) là một văn bản chính thức ghi lại những diễn biến quan trọng trong một cuộc họp. Biên bản này bao gồm các thông tin chính được thảo luận, những ý kiến đóng góp của người tham gia và đặc biệt là các quyết định đã được đưa ra.
Meeting minutes được xem như một bản ghi nhớ hoặc hồ sơ chính thức, tường thuật lại một cách có cấu trúc về nội dung và kết quả của buổi họp. Meeting minutes thường cần được chủ tọa và thư ký ký xác nhận, thậm chí được các thành viên tham gia phê duyệt, để đảm bảo tính chính xác và trở thành một tài liệu tham chiếu có giá trị pháp lý (đặc biệt trong các cuộc họp cấp cao như Hội đồng quản trị).
Meeting minutes có gì khác với ghi chú cá nhân?
Sự khác biệt meeting minutes và ghi chú cá nhân
Tuy cả meeting minutes và ghi chú cá nhân đều là những văn bản ghi thông tin, nhưng chúng có những khác biệt cốt lõi về mục đích, đối tượng, định dạng và giá trị sử dụng.
Ghi chú cá nhân là bản tóm tắt ý chính, suy nghĩ riêng hoặc những điểm cần nhớ phục vụ cho mục đích cá nhân của người ghi. Chúng thường không tuân theo một cấu trúc cố định, có thể chứa những từ viết tắt riêng, ý kiến chủ quan và chỉ có ý nghĩa với người tạo ra chúng.
Ngược lại, meeting minutes là tài liệu chính thức, mang tính khách quan và được lập ra với mục đích chia sẻ thông tin rộng rãi, phục vụ cho nhiều người tham gia và các bên liên quan khác. Biên bản cuộc họp tuân thủ một cấu trúc chuẩn, trình bày thông tin một cách có hệ thống, tập trung vào các quyết định, hành động cụ thể, người chịu trách nhiệm và thời hạn.
Bên cạnh việc ghi chép thông tin đơn thuần, meeting minutes đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu suất làm việc và sự minh bạch trong mọi tổ chức, dưới đây là những khía cạnh quan trọng mà Dương Gia Phát chia sẻ đến bạn!
Thứ nhất, biên bản cuộc họp là một công cụ lưu trữ hiệu quả và đảm bảo trách nhiệm về việc đối chiếu thông tin. Nhờ có meeting minutes, bất kỳ nhân viên nào cũng có thể dễ dàng nhớ lại những gì đã xảy ra trong cuộc họp, nơi lưu lại các diễn biến và quyết định trước đó.
Thứ hai, meeting minutes cũng góp phần nâng cao hiệu quả vận hành, điều phối và quản lý công việc. Biên bản cuộc họp nhấn mạnh các nhiệm vụ, mục tiêu, phương hướng phát triển và các khía cạnh quan trọng khác, giúp các nhân viên không rơi vào trạng thái “mơ hồ”, mất định hướng khi làm việc.
Thứ ba, về mặt chiến lược, meeting minutes giúp doanh nghiệp nhìn lại các quyết định được đưa ra trước đó, phân tích kết quả và hỗ trợ việc đưa ra quyết định trong tương lai dễ dàng hơn. Biên bản này cũng là tài liệu lưu trữ quý giá, giúp cấp quản lý theo dõi và đánh giá lại các quyết định quan trọng qua thời gian.
Cuối cùng, việc lập và lưu trữ biên bản cuộc họp một cách có hệ thống góp phần xây dựng văn hóa tổ chức chuyên nghiệp, tập trung vào kết quả và trách nhiệm của các bên. Điều này thể hiện sự cam kết của tổ chức đối với tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và quản lý hiệu quả, từ đó tạo dựng niềm tin vững chắc trong nội bộ và với các bên liên quan bên ngoài.
Cấu trúc của một biên bản cuộc họp chuẩn
Cấu trúc meeting minutes chuẩn
Một biên bản cuộc họp chuẩn cần tuân thủ một cấu trúc nhất định để đảm bảo tính đầy đủ, rõ ràng và chính xác của thông tin. Dưới đây là các thông tin cần có trong một biên bản cuộc họp chuẩn:
Quốc hiệu, tiêu ngữ: Phần mở đầu này thể hiện tính pháp lý và chính thức của văn bản.
Tên cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp: Kèm theo số biên bản và tên biên bản, giúp định danh và phân loại tài liệu trong hệ thống văn thư.
Tiêu đề cuộc họp: Tên gọi cụ thể của cuộc họp để dễ dàng nhận diện chủ đề chính.
Thời gian, địa điểm diễn ra buổi họp: Ghi rõ ngày, giờ bắt đầu và kết thúc, cùng địa điểm cụ thể của cuộc họp.
Thành phần tham dự và vắng mặt: Liệt kê đầy đủ họ tên, chức vụ của những người có mặt và những người được yêu cầu tham gia nhưng vắng mặt (kèm theo lý do nếu có).
Người chủ trì và thư ký: Họ và tên của người điều hành cuộc họp và người chịu trách nhiệm ghi biên bản.
Mục đích của cuộc họp: Nêu rõ lý do và mục tiêu chính của buổi họp, giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt trọng tâm.
Nội dung chính và diễn biến cuộc họp: Ghi lại các vấn đề được trình bày, nội dung thảo luận, các ý kiến đóng góp và diễn biến chính của cuộc họp theo trình tự thời gian.
Các quyết định được đưa ra: Tổng hợp các quyết định quan trọng đã được thống nhất trong cuộc họp, bao gồm cả các kế hoạch hành động, người phụ trách và thời hạn cụ thể.
Kết quả biểu quyết (nếu có): Ghi rõ số phiếu tán thành, không tán thành, không ý kiến và tỷ lệ tương ứng cho từng quyết định.
Công việc sắp tới và phân công trách nhiệm: Liệt kê các bước hành động tiếp theo, người thực hiện, thời hạn và các chi tiết khác để đảm bảo việc triển khai sau cuộc họp.
Thời gian kết thúc cuộc họp: Ghi rõ giờ và ngày kết thúc buổi họp.
Chữ ký xác nhận của các bên liên quan: Bao gồm chữ ký của chủ tọa, thư ký và các thành viên tham dự để xác nhận và cam kết với những điều đã được thống nhất trong cuộc họp.
Tải xuống mẫu meeting minutes miễn phí
Mẫu biển bản cuộc họp miễn phí
Để giúp bạn dễ dàng áp dụng ngay meeting minutes vào thực tế công việc, chúng tôi đã tổng hợp và thiết kế các mẫu biên bản cuộc họp chuẩn chuyên nghiệp. Mẫu này được xây dựng dựa trên cấu trúc và các yếu tố cốt lõi mà Dương Gia Phát đã phân tích ở phần trên, đảm bảo đầy đủ thông tin và hướng dẫn bạn cách sử dụng chi tiết.
>> Mời bạn tải xuống ngay bộ mẫu meeting minutes miễn phí từ Dương Gia Phát TẠI ĐÂY!
Hướng dẫn cách viết meeting minutes hiệu quả
Việc lập biên bản cuộc họp hiệu quả đòi hỏi một quy trình có cấu trúc, bao gồm các bước chuẩn bị kỹ lưỡng, dưới đây là các bước chi tiết mà Dương Gia Phát hướng dẫn đến bạn.
Chuẩn bị trước cuộc họp
Giai đoạn chuẩn bị là nền tảng quyết định chất lượng của biên bản, với các nội dung mà bạn nên chuẩn bị trước như sau:
Nghiên cứu nội dung cuộc họp: Người ghi biên bản cần tìm hiểu kỹ về mục đích, chủ đề, nội dung chính, danh sách người tham gia, cũng như vị trí và vai trò của bản thân trong cuộc họp.
Dự thảo đề cương/mẫu biên bản: Chuẩn bị sẵn một dàn ý hoặc mẫu meeting minutes theo mục đích và các nội dung chính của cuộc họp. Mẫu này nên có các phần riêng biệt cho ngày, người tham dự, nội dung chính, v.v., giúp việc ghi biên bản nhanh chóng.
Viết trước thông tin cố định: Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác, người ghi biên bản có thể viết trước một số nội dung đã nắm được trước khi tham gia buổi họp. Các thông tin này thường bao gồm thời gian và địa điểm diễn ra cuộc họp, cùng danh sách người tham dự.
Ghi nhớ tên người tham dự: Việc ghi nhớ tên, chức vụ và đơn vị của những người tham gia cuộc họp, đặc biệt là những người có vai trò quan trọng như người chủ trì, người phát biểu, người đưa ra quyết định, hoặc người phụ trách hành động, là rất quan trọng. Điều này giúp bạn ghi chép chính xác và tránh nhầm lẫn trong biên bản cuộc họp.
Trong quá trình cuộc họp
Đây là giai đoạn đòi hỏi bạn cần sự sự tập trung cao độ và khả năng chắt lọc thông tin:
Tập trung ghi chép sơ bộ các điểm chính, hành động và quyết định: Không cần phải viết chi tiết từng lời nói. Thay vào đó, hãy tập trung vào cuộc họp và chỉ ghi lại những gì cần thiết. Sử dụng các cụm từ ngắn gọn, gạch đầu dòng, từ viết tắt, tên viết tắt, v.v., để tiết kiệm thời gian và đảm bảo không bỏ lỡ thông tin quan trọng.
Đảm bảo tính trung lập, khách quan: Người ghi biên bản tuyệt đối không nên tập trung vào các ý kiến cá nhân quá nhiều, thêm bớt bình luận vào biên bản cuộc họp. Biên bản họp chung chỉ nên bao gồm những thông tin chính xác đã được thảo luận. Tránh sử dụng những từ ngữ mang tính chất đánh giá, phê bình, chê bai, ca ngợi hoặc xúc phạm đối với bất kỳ bên nào trong cuộc họp.
Sử dụng công cụ hỗ trợ: Bạn có thể tham khảo các công cụ như Notion, Evernote, Zoho Notebook, Microsoft OneNote hỗ trợ ghi chú tổng quát và tổ chức thông tin một cách trực quan.
Sau khi cuộc họp kết thúc
Giai đoạn này, bạn cần tập trung vào việc hoàn thiện và phân phối biên bản:
Hoàn thiện biên bản: Thời gian tốt nhất để bạn hoàn thiện nội dung biên bản cuộc họp là ngay sau cuộc họp, lý tưởng là trong vòng 24 đến 48 giờ. Điều này giúp người ghi nhớ tốt hơn, tránh quên mất hoặc nhầm lẫn những nội dung quan trọng.
Rà soát kỹ lưỡng và chỉnh sửa: Bạn luôn cần phải kiểm tra lại biên bản để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, rõ ràng và trung thực. Chú ý đến định dạng, ngữ pháp, lỗi chính tả, và sự nhất quán trong cấu trúc. Người ghi biên bản cũng có thể nhờ các thành viên khác trong cuộc họp xem lại để chỉ ra bất kỳ chi tiết nào bị bỏ sót hoặc hiểu lầm.
Xin ý kiến phê duyệt: Biên bản cuộc họp cần sự chấp thuận từ các thành viên hội đồng quản trị, giám sát viên hoặc bất kỳ ai có trách nhiệm để nâng cao độ tin cậy của biên bản.
Chia sẻ cẩn thận và lưu trữ biên bản: Meeting minutes là một loại tài liệu mật, vì vậy bạn cần chia sẻ chúng cẩn thận. Chỉ cung cấp quyền đọc cho người tham gia và người vắng mặt, sử dụng địa chỉ email của họ để kiểm soát quyền truy cập thay vì chia sẻ liên kết trực tiếp. Sau khi hoàn thiện, bạn hãy lưu trữ tài liệu trong một kho lưu trữ an toàn cho các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp.
>> Bên cạnh mẫu meeting minutes ở trên, Dương Gia Phát chia sẻ đến bạn 2 mẫu KPI dành cho nhân viên bán hàng & nhân viên marketing miễn phí:
Những sai lầm cần tránh khi viết biên bản cuộc họp
Việc lập meeting minutes dễ mắc phải nhiều sai sót nếu người ghi biên bản không nắm vững quy trình và các nguyên tắc cơ bản. Dưới đây là các lỗi thường gặp Dương Gia Phát lưu ý đến bạn:
Thiếu hoặc mơ hồ thông tin: Thư ký có thể bỏ sót các quyết định quan trọng, hành động được giao, người chịu trách nhiệm hoặc thời hạn hoàn thành. Ngoài ra, việc sử dụng ngôn ngữ không chính xác hoặc mơ hồ có thể gây hiểu lầm về nội dung thảo luận hoặc quyết định, làm giảm đáng kể giá trị của biên bản.
Thiếu tính trung lập/khách quan: Người ghi biên bản đưa ý kiến cá nhân, cảm xúc hoặc bình luận riêng vào biên bản. Hoặc có sự thiên vị, không công bằng trong cách trình bày thông tin, làm mất đi tính khách quan và trung thực của tài liệu.
Ghi chép quá chi tiết hoặc lan man: Meeting minutes không phải là bản chép lời. Việc ghi lại mọi lời nói, mọi ý kiến, kể cả những nội dung phụ, lặp lại, tranh luận không liên quan, sẽ làm cho biên bản dài dòng, khó đọc và khó nắm bắt thông tin chính.
Không sử dụng mẫu hoặc định dạng không nhất quán: Việc không sử dụng mẫu biên bản chuẩn hoặc thay đổi định dạng liên tục giữa các cuộc họp có thể làm giảm tính chuyên nghiệp, gây khó khăn cho việc lưu trữ, tìm kiếm và tham khảo thông tin sau này.
Như vậy bài viết trên, Dương Gia Phát đã chia sẻ đến bạn những nội dung xoay quanh chủ đề meeting minutes. Việc nắm vững kỹ năng lập meeting minutes chuyên nghiệp là một năng lực cốt lõi cho bất kỳ cá nhân và tổ chức nào mong muốn đạt được hiệu suất cao, duy trì sự minh bạch và xây dựng một văn hóa làm việc chuyên nghiệp. Chúc bạn áp dụng những kiến thức trên vào công việc một cách hiệu quả nhé!
Ngoài ra, để tìm đọc thêm những kiến thức hữu ích khác về chủ đề quản trị, bạn có thể đón đọc tại chuyên mục Quản trị doanh nghiệp tại Dương Gia Phát nhé!
Đào tạo digital marketing
